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Le "Time Blocking" pour être plus productif.

Il y a quelques temps j'ai reçu N. en coaching, et il/elle m'a fait part de ses difficultés à rester productif(ve) pendant cette période de confinement. 

Il est vrai que lorsque l'on est enfermé chez soi, les distractions sont nombreuses et l'énergie est différente.
Cela peut vite donner naissance à la procrastination. 

Alors quand nous avons des projets, du travail ou bien que l'on souhaite juste que nos journées restent productives, en période de confinement ou pas, comment s'assurer d'occuper son temps de manière productive ? 

A travers cet article, je vais vous expliquer comment le time blocking peut vous aider dans cette situation ou si vous êtes de nature à procrastiner. 

Le time blocking qu'est ce que c'est ? 

 

Le time blocking est une méthode qui permet de mieux organiser le temps à notre disposition via des blocs Temps que l’on consacrera à une tâche. Cette technique permet d’établir des listes de tâches réalisables et de mieux gérer son temps au quotidien. Elle est utile aussi bien pour travail que pour des activités quotidiennes.

Cette méthode permet d'accorder un temps précis à une tâche et d'éviter de jongler entre plusieurs tâches sans en finir une seule. Elle permet également de ne pas se focaliser sur une tâche plus de temps que l'on ne l'avait prévu, c'est souvent ce qui entraine la déception à la fin d'une journée : avoir passé trop de temps sur une tâche sans s'être accordé de temps pour le reste. C'est d'autant plus vrai lorsque cette tâche nous inspire.

Le time blocking est donc une excellente méthode d'organisation, mais empêche-t-elle vraiment la procrastination ? 

Pas vraiment en réalité. J'ai longtemps appliqué le time blocking tel qu'il m'a été enseigné sans aucun résultat. 
J'étais déçue de mes journées, je me surprenais à scroller sur mes réseaux plus que de raison ou à perdre du temps sur certaines de mes tâches parce que je prenais le temps de répondre à mon équipe pendant la réalisation de cette tâche. 


C'est pourquoi aujourd'hui je vous partage le Time blocking tel que je l'applique réellement aujourd'hui.

En cumulant 3 activités professionnelles différentes en parallèle de mon rôle de maman au foyer, je n'ai eu d'autre choix que de trouver une technique de productivité et d'organisation efficace. 

Aujourd'hui le time blocking chez moi, c'est testé et approuvé ! 

Ma méthode time blocking : 

Ma méthode se base sur la détermination de mes objectifs de manière mensuelle et hebdomadaire et mes plannings hebdomadaires et quotidiens. C'est une méthode inspirée du planner M3 de DoersWaves.

Je mets donc en place mon time blocking en plusieurs étapes. 

1 - Mensuel : 

Chaque début de mois, je consacre un peu de temps à la réflexion de mes objectifs pour le mois. 
Je vais lister tous les objectifs que je souhaite avoir remplis d'ici à la fin du mois 
Ces objectifs doivent être SMART : 

  • S
    Spécifique
  • M
    Mesurable
  • A
    Acceptable
  • R
    Réaliste
  • T
    Temporellement défini

 

L'objectif étant de mettre en place des actions qui vous rapprocherons de l'accomplissement de ces objectifs. 

Exemple : 
* Clôturer mon dossier stratégique
* Amener la chaine youtube de mon client à un taux d'engagement de +8% 
* Closer 3 nouveaux clients
* Aménager ma pièce bureau et la rendre plus cosy
* Améliorer mon anglais. 
* Préparer mon jardin pour cet été.
* etc. 

2 - Hebdomadaire : 

Chaque semaine je me note 3 à 6 sous objectifs que je souhaites avoir accomplis à la fin de la semaine.
Ces objectifs doivent te rapprocher de l'accomplissement de tes objectifs hebdomadaires. 

Exemple : 
* Programmer 3 vidéos dont 1 interview. (pour l'objectif de la chaine youtube)
* Alimenter ma page pro. (Pour l'objectif : closer 3 clients.)
* Nettoyer la terrasse ( pour l'objectif : préparer mon jardin) 
* Terminer la partie linkedin de mon dossier stratégique. 

Je liste également les tâches incontournables que je devrais réaliser cette semaine : 
* Prendre rdv chez le gynécologue
* Faire les courses
* Envoyer le dossier d'inscription de Swann pour l'école.

Et pour finir je liste les difficultés et les opportunités que j'aurais cette semaine. 

Exemple : 
* La météo sera clémente mercredi pour le nettoyage de la terrasse. 
* linkedin n'est pas mon réseau de prédilection... je vais devoir me former.
* Nous sommes en confinement : c'est l'opportunité d'atteindre plus de monde avec ma page pro.

Lister mes difficultés et opportunités me permet d'anticiper certaines choses comme le fait que c'est le mercredi que je dois nettoyer la terrasse pour être dans des conditions optimales, que je vais devoir bloquer du temps pour me former à linkedin avant de rédiger mon dossier stratégique, etc. 

3 - Mettre en place le planning quotidien :

Dans le Time Blocking traditionnel, on établit son planning quotidien au jour le jour, mais je trouve que cela laisse la porte ouverte au fameux : "Je peux le faire demain". 

Pour ma part, je planifie donc toute ma semaine d'un coup. Cela demande du temps, mais ça m'évite vraiment de laisser place au "zapping".

Si vous débutez avec le time blocking vous pouvez planifier votre semaine en 2 temps : Le dimanche vous planifiez le lundi, mardi, mercredi, et le mercredi soir vous planifiez le reste de la semaine. Ca vous aidera à mieux maitriser votre capacité à fixer des objectifs SMART.

Lorsque vous planifiez vos journées, vous devez tenir compte de l'étape 1 et 2. 

Dans ma planification quotidienne, je tiens compte de TOUT. 
Je tiens compte des temps que je veux accorder à mes activités personnelles, à mes loisirs et distractions, etc.

4 - Suivre mon planning. 

L'étape clé vous vous en doutez probablement, c'est de suivre votre planning. 
Si vous vous êtes fixé les bons objectifs, que vous avez pensé à garder du temps pour vous et que vous avez correctement calculé vos blocs temps, cela vous paraitra facile. 

 

Comment mettre en place le time blocking concrètement ? 

Pour mettre en place le time blocking, vous pouvez utiliser un agenda, un agenda électronique ou un planner selon vos préférences, vous pouvez également créer vous même votre planner sur un carnet, une feuille ou un tableau. 

Je vous recommande également d'avoir en parallèle un carnet ou un dossier notes sur lequel vous pourrez notez vos remarques, vos notes pour les semaines/mois suivants, vos humeurs, vos réussites, gratitudes, etc. 

Voilà à quoi ressemble le miens : 

 

3 tâches prioritaires pour aujourd'hui : ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Time blocking :

Jour 1

5H 6H 7H 8H
9H 10H 11H 12H
13H 14H 15H 16H
17H 18H 19H 20H
21H 22H 23H 00H

(Oui mes, journées peuvent être aussi étendues... J'ai le sommeil très léger).

 

Gratitudes du jour : 

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

 

J'utilise ce planner au format papier et non numérique, pour moi ça implique un meilleur engagement de ma part. 

L'objectif étant de remplir ce planner avec l'ensemble de ma journée. 
J'utilise celui ci car je préfère m'organiser en bloc d'heures piles. Mais si vous avez beaucoup de petites tâche de 15 minutes par exemple, vous pouvez soit diviser les cases de ce planner soit utiliser un calendrier qui affiche tous les créneaux possibles comme les agendas numériques par exemple. 

Comment remplir le planner ? 

D'abord, je répond à la première question. C'est ce qui me permet de commencer à remplir mon tableau. 

Lorsque j'ai répondu à cette question, je vais commencer à remplir le tableau. 

Je commence par placer les taches prioritaires que j'ai listé juste avant. 
Il est vraiment important de commencer avec les tâches les plus urgentes/importantes/productives, parce que si vous partez en sens inverse, vous allez probablement finir sans avoir assez d'espace pour vos tâches prioritaires. 

Déterminez un bloc temps réaliste pour vos tâche.
Si votre bloc temps est trop petit : Vous n'aurez pas le temps de terminer, logique.. 
Si votre bloc temps est trop grand : Vous utiliserez tout votre bloc temps (Loi de Parkinson) mais cela risque de nuire à votre concentration et à inviter à la distraction voire à la procrastination, donc ne vous donnez pas des blocs temps démesurément grands.

Une fois que vos tâches prioritaires sont placées, notez vos autres tâches liés à vos objectifs de la semaine. 

Attention ! : Vos tâches doivent être plus précises que vos objectifs : 

Exemple:
* Ne notez pas "Alimenter ma page pro", mais notez "Rédiger un post sur le time blocking". 
* Ne notez pas "Terminer la partie linkedin de mon dossier", mais notez "Suivre 1h de formation à linkedin"
* Ne notez pas "Nettoyer la terrasse", mais notez et décomposez "Retirer le mobilier les plantes etc." puis "Passer le Karsher" puis "Nettoyer le mobilier" etc. 


Une fois que toutes vos tâches liées aux objectifs sont ajoutées, vous pouvez ajouter ce qu'il reste. 
Vos tâches secondaire (ménage, paperasse, cuisine, etc.) et vos tâche personnelles (facebook et autres réseaux, shopping, appel perso, tv, bain, etc). 

Exemple de remplissage de planner : 

 

3 tâches prioritaires pour aujourd'hui :

* Créer un post pour ma page pro
* Me former à linkedin
* Agencer mon bureau

1ere étape, 2e étape, 3e étape.

 

Jour 1


Et pour m'assurer que j'accomplis mes tâches sans embuches, pendant les tâches en rouge et orange, j'active le mode avion de mon téléphone et donne une occupation à Swann au plus prés de moi.


Comme vous pouvez le constater, ma journée sera bien plus productive que si je commence ma journée et ne commence à me demander ce que je vais faire à 8h seulement. De plus, j'alloue un temps à chaque tâche, ce qui me permet par exemple de ne pas répondre aux questions de mon équipe pendant 2h et de ne pas avoir le temps de préparer mon coaching. 
 
Ici mon planning est très axés sur mes tâches professionnelles, il correspond à la façon dont j'organise mes journées, mais vos objectifs peuvent être autres que professionnels, par exemple des objectifs pour l'enseignement pour vos enfant, votre développement personnel, l'entretient de la maison, objectifs physique, etc. 
A vous de déterminer vos objectifs prioritaires en fonction de votre situation. 

En procédant comme ça, ma journée contient 7 à 8 heures 100% productives. 
Contre peut être 4 à 5 heure si je laisse place à la distraction et à la réflexion tardive. 


Tu sais désormais tout sur la partie théorique du Time Blocking ! 

Il ne te reste qu'à trouver la méthode la plus adaptée pour toi et à la mettre en place ! 

Je te souhaite une Excellente journée ! 

 



Si tu as besoin d'aller plus loins ou que tu veux être accompagné dans la mise en place de ton time blocking, prends rendez vous sur mon site : bodyfullwords-coaching.com

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